Fem havne på vejen fra forsøg til drift

De fleste organisationer, der er gået i stå med kunstig intelligens, er ikke gået i stå på teknikken. De er gået i stå, fordi ingen kunne sige, hvornår de var færdige.

Et forsøg går godt. Der bliver holdt et oplæg om det, og stemningen er fin. Så går der fire måneder, og nogen spørger til et ledelsesmøde, hvad der egentlig kom ud af det. Svaret bliver et skøn. Næste gang er det sværere at få penge.

KOMPAS beskriver rejsen gennem seks faser. Havnene beskriver noget andet, nemlig hvad I har opnået undervejs. En havn er en tilstand, jeres organisation er i, og den er defineret ved beviser, I kan tjekke selv. Det lyder som en detalje. Det er forskellen på et forløb, der kan afsluttes, og et der bare holder op.

Fire ting der gælder for dem alle

En havn er et resultat, ikke en aktivitet. I er ikke i Havn 2, fordi der er afholdt et kursus. I er i Havn 2, når folk kan noget, og det kan vises frem.

Beviserne tilhører jer. Hvert eneste er formuleret, så I kan tjekke det uden os. Et bevis, der kræver vores vurdering, er ikke et bevis. Det er en anbefaling.

I kan blive liggende i enhver havn. Værdien forsvinder ikke, fordi I ikke sejler videre, og det betyder, at I kan sige ja til det første skridt uden dermed at have sagt ja til de fire næste. Det er den vigtigste sætning på hele siden.

Og en organisation ligger sjældent kun ét sted. Sagsbehandlingen kan være i Havn 3, mens resten af huset er i Havn 1. Havnene bruges område for område, ikke som en samlet karakter til organisationen.

Havn 0. Løse forsøg

Det her er udgangspunktet for de fleste, og der er ikke noget galt i at være der.

Medarbejdere bruger kunstig intelligens privat eller uofficielt. Der findes ingen fælles regler for, hvad der må lægges i hvilke værktøjer. Ingen har ansvaret, ingen har tal, og ledelsen ved ikke præcist, hvad der foregår. De fleste er kommet hertil ved at gøre noget fornuftigt, nemlig at lade folk prøve. Problemet opstår først, når det skal blive til noget.

Havn 1. Kursen er sat

Ledelsen har truffet de fire beslutninger, KURS handler om, og de er skrevet ned et sted, hvor medarbejderne kan finde dem og forstå dem.

I er i havn, når følgende ligger på bordet:

• Et besluttet strateginotat på højst fem sider, med en dato og et navn på den ansvarlige.
• Et regelsæt for hvilke data og hvilke opgaver der må lægges i hvilke værktøjer, skrevet så en sagsbehandler kan bruge det uden at ringe til nogen.
• En liste over den nuværende brug af kunstig intelligens i huset, inklusive den uofficielle, med en risikoklassificering efter AI-forordningen.
• En godkendelsesvej for nye anvendelser, med et navn på hvem der godkender.

Det tager typisk tre til seks uger fra Havn 0.

Hvad det låser op: folk kan begynde at bruge kunstig intelligens uden at gætte. Den uofficielle brug falder af sig selv, når der findes et lovligt alternativ, og nye idéer får noget at blive holdt op imod.

Hvad det ikke er: en AI-strategi på fyrre sider. Er notatet længere end fem sider, er beslutningerne ikke truffet. De er beskrevet.

Hvor det oftest går galt: regelsættet bliver skrevet af jurister til jurister. Det er formelt korrekt og praktisk ubrugeligt, og folk bliver ved med at gøre, som de plejer.

Havn 2. Bemandingen er klar

De medarbejdere, der skal bruge kunstig intelligens, kan bruge den forsvarligt, og de kan skelne et brugbart svar fra et, der bare lyder rigtigt. Forpligtelsen i AI-forordningens artikel 4 er dokumenteret opfyldt for den gruppe. To beviser hører til denne havn: AI-attesten er beviset for den enkelte medarbejder, og Kompetencebogen er beviset for organisationen.

I er i havn, når følgende ligger på bordet:

• Kompetencebogen, registret der viser hvem der har hvad, og som kan fremvises ved et tilsyn eller en revision.
• AI-attesten er på plads for de medarbejdere, der skal bruge kunstig intelligens, som dokumentation af artikel 4 for den enkelte.
• Mindst fire ud af fem i den relevante gruppe har gennemført grundforløbet.
• En stikprøve, hvor medarbejdere får forelagt et svar med fejl i, viser at de fanger fejlene.
• Lederne i gruppen kan svare rigtigt på, hvad deres medarbejdere må og ikke må, uden at slå op.

Det tager typisk fire til otte uger og kan køre parallelt med Havn 1.

Hvad det låser op: I kan sætte noget i drift, uden at kvaliteten hænger på én ildsjæl. Det er også her, modstanden falder, fordi folk holder op med at være bange for at gøre noget forkert.

Det her er den havn, flest springer over, og det er den hyppigste grund til, at Havn 3 ikke holder. Et værktøj i hænderne på nogen, der ikke kan vurdere, hvad der kommer ud, producerer plausible fejl hurtigere end før. Vi har set det gå galt nok gange til at være temmelig insisterende på det punkt.

Hvor det oftest går galt: der bliver købt et e-læringsmodul, alle klikker sig igennem det, og ingen kan noget bagefter. Beviset er ikke gennemførsel. Det er stikprøven.

Havn 3. Første gevinst i drift

Én anvendelse kører i den daglige drift, har en navngiven ejer i linjen, og der ligger et tal, som er sammenlignet med et udgangspunkt.

I er i havn, når følgende ligger på bordet:

• Effektkæden er lukket. Der findes et udgangspunkt fra før, et mål, og et bevis målt bagefter.
• Anvendelsen har kørt i mindst fire uger uden konsulenter i rummet.
• Der er en driftsejer i linjeorganisationen, ikke en projektleder.
• Der er truffet en dokumenteret beslutning om at skalere, justere eller stoppe.

Det tager typisk seks til tolv uger. I en mindre organisation er det som regel Idriftsættelsen, ét kort, afgrænset togt, der bringer jer hertil.

Hvad det låser op: ledelsen kan se, hvad det er værd. Næste investering kan besluttes på tal frem for på begejstring, og I har en historie, der ikke er en demo.

Læg mærke til, at en pilot ikke er en havn. En pilot, der stopper, når konsulenten går hjem, har flyttet nul. Derfor afslutter vi ikke et forløb ved den demo, der virker, men ved den fjerde uge, hvor det stadig virker uden os.

Hvor det oftest går galt: der bliver ikke målt fra begyndelsen, og bagefter kan ingen sige, om det virkede. Derfor reglen om, at intet sættes i gang uden et udgangspunkt.

Havn 4. Drift i bredden

Flere anvendelser kører, og der findes en fast måde at optage nye på, drive dem, og lukke dem ned igen.

I er i havn, når følgende ligger på bordet:

• Mindst tre anvendelser i drift i mindst to forskellige afdelinger.
• En optagelsesproces med et fast tjek af værdi, risiko, ejerskab og data, som en medarbejder i huset kan køre uden os.
• Support og fejlhåndtering placeret hos nogen med et telefonnummer, ikke hos den der byggede det.
• En halvårlig eller årlig gennemgang, hvor anvendelser også bliver lukket ned igen.
• Standardiserede krav til leverandører, så det ikke forhandles fra bunden hver gang.

Det tager typisk to til fire kvartaler efter Havn 3.

Hvad det låser op: uafhængighed af ildsjæle. Det er også her, effekten begynder at kunne ses i de tal, ledelsen alligevel følger.

Hvor det oftest går galt: I bliver ved med at tilføje anvendelser og lukker aldrig nogen. Efter to år står der fyrre halvdøde løsninger, som ingen tør røre ved. Nedlukning er en del af beviset, ikke en oprydning I tager senere.

Havn 5. Indlejret i forretningen

Nye arbejdsgange designes med kunstig intelligens fra begyndelsen, og styringen kører som en del af den almindelige ledelseskadence frem for som et initiativ.

I er i havn, når følgende ligger på bordet:

• Kunstig intelligens indgår i forretningsplanlægning og budget, ikke som en separat post.
• I kan skifte model eller leverandør, uden at noget vælter.
• Effekten rapporteres i de tal, ledelsen alligevel følger.
• Kompetencebogen vedligeholdes af HR som almindelig drift.
• I kan selv gennemføre en konsekvensanalyse efter AI-forordningen.

Det tager typisk to til fire år.

De fleste skal ikke til Havn 5

Det er ikke en beskeden bemærkning, det er et råd. For langt de fleste danske organisationer er Havn 3 eller Havn 4 det rigtige sted at blive liggende, og arbejdet med at komme videre derfra koster mere, end det giver.

Havn 5 giver mening, når sagsbehandling eller produktion er selve kerneforretningen, og volumen er stor nok til, at den sidste procent betyder rigtige penge. Det er ikke de fleste.

Vi siger det her, fordi det modsatte er så udbredt. En rådgiver, der altid anbefaler den næste fase, er ikke en rådgiver, og hvis vi mener, I skal blive liggende, siger vi det, også når det betyder, at vi ikke skal sejle med videre. Hvor I skal ende, er jeres beslutning, ikke vores, men I skal have et ordentligt grundlag at træffe den på.

Hvordan det hænger sammen med resten af metoden

KOMPAS er rejsen gennem seks faser, fra kortlægning til solidt fæste. KURS er de fire beslutninger, ledelsen skal træffe, og som fører til Havn 1. Havnene er de resultater, rejsen fører til. Og et togt er den lodrette skive af organisationen, der sejler fra én havn til den næste, med en fast besætning, en fast varighed og en beslutning i den anden ende.

Fire modeller lyder af meget. I praksis bruger I to af dem, nemlig havnene til at vide hvor I er, og togtet til at komme videre. De to andre er vores arbejdsredskaber. Vil I se dem samlet, ligger hele metoden på ét billede på metode-siden, og togtet har sin egen side.

Vil I vide, hvor I ligger?

Der er tre måder, og de koster forskelligt.

Selvtesten tager fire minutter, kræver ingen kontakt med os og giver et øjebliksbillede, I kan bruge internt. AI-tjekket er cirka en uges arbejde og giver et billede, der holder til at blive lagt frem for en ledelse. Og hvis I hellere vil vende det over en telefon først, er det også helt fint.

Prøv selvtesten · Se AI-tjekket · Ring til Martin på 29 89 53 10